On parle de plus en plus de dématérialisation de documents, d’archives numériques ou électroniques et d’archives numérisées. En effet, pas de crise pour le marché de l’archivage numérique puisqu’il connait depuis une dizaine d’années, une incroyable croissance et emploi toujours plus de personnes. La raison est simple : le monde ne communique pratiquement plus avec le papier, les échanges entre entreprises, entre nations, entre particuliers…tous ce font désormais à travers les canaux digitaux. L’archivage électronique s’impose donc à tous : entreprises, collectivités locales, administrations mais aussi particuliers, avec ses avantages mais aussi ses inconvénients.

Le passage de l’archivage papier au numérique est donc une belle révolution. Assez récente, elle est née avec le développement des nouvelles technologies, de certains supports informatiques comme les clés USB, les serveurs…et du réseau internet. Cette technique moderne de stockage permet de préserver tous types de données, confidentielles ou pas, soit créés à l’état natif en numérique comme les mails, les documents multimédia ou ceux issus des outils bureautiques ; soit obtenues suite à la transformation d’un document physique (papier) en un document numérisé grâce à un scanner.

Sur le plan réglementaire, les deux sont régies, à la fois, par des textes juridiques (droit des archives, de la preuve, de l’accès aux informations…) mais aussi par des normes comme ISO 14641-1, une norme internationale publiée en 2012 et qui définit les spécificités pour la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Mais quels sont les avantages et les inconvénients d’une archive numérique par rapport à l’archive papier ? Comment sont-elles stockées ? Sur quels supports ? Et enfin comment peuvent-elles être détruites en toute sécurité, une fois que leur durée de conservation est arrivée à terme ?

Les Avantages et contraintes de sauvegarder ses données numériquement

En plus de la conservation d’archives sous format papier, la technique la plus courante ces dernières années est la sauvegarde des informations et des documents sous format numérique. Qu’ils proviennent de logiciels de gestion ou d’une autre source, les archives numériques et celles numérisées offrent, à leur détenteur, des avantages considérables notamment, un important gain de place, de temps de recherche, de manipulation et de partage des documents, une réduction des couts d’utilisation du papier et des risques de destruction occasionnées par des inondations ou des incendies ; une meilleure sécurité grâce aux mots de passe, au traçage et au contrôle des donnée et une restitution facile et rapide sur des écrans, imprimantes, PC…sans oublier l’impact positif sur l’environnement et les couts d’archivages.

Néanmoins, une stratégie de dématérialisation peut parfois être contraignante. Elle est, tout d’abord, conditionnée par la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents (GED) pour gérer et organiser le flux d’informations stockées. Elle est ensuite soumise à plusieurs règles de sécurité assez strictes comme l’utilisation de matériel performant et modulable, la formation régulière du personnel pour la manipulation du logiciel GED, le rangement des supports d’archives dans un lieu propre et bien aéré pour éviter leur détérioration et enfin la sécurisation du réseau informatique de l’entreprise pour éviter les cyberattaques, de plus en plus fréquentes ces dernière années.

Ou stocker ses documents et données numérisés ?

Contrairement aux archives papier qui demandent beaucoup de mètres carrés et qui peuvent occuper tout un sous-sol ou un grand hangar, les archives électroniques se contentent de quelques Méga-octets ou Téra-octets dans un serveur ou un disque dur. Il existe plusieurs méthodes d’archivage des données numériques notamment les disques de stockage, le stockage en ligne et la gestion électronique des documents, à choisir en fonction de la quantité et de l’utilisation future des informations qui y seront sauvegardées.

Si vous optez pour des disques de stockage, sachez qu’il y a les classiques CD-ROM, les clés USB et les disques durs externes. Ils différents selon leur type USB 2 ou USB 3, leur mémoire de stockage (500 Go, 1 To, 2 To…et leur équipement d’une mémoire cache ou pas. Pour du bon matériel, faut compter entre 100 et 400 Euros.

Si par contre vous choisissez le stockage en ligne qui est souvent recommandé pour sa flexibilité. Sachez qu’il consiste à sous-traiter le stockage de vos archives numériques en faisant appel à une entreprise spécialisée dans le domaine. Cette dernière vous propose un espace de stockage de taille illimité sur le web et vous donne le choix entre plusieurs formules contenant des services sur mesure comme un logiciel de navigation, une offre de téléchargement, une consultation à partir d’un PC ou d’un Smartphone, une sécurisation de l’accès aux données…

Le Stockage numérique permet également d'éviter la destruction d'archives papier et documents confidentiels, une fois qu'il y a prescription. En effet le déstockage d'archives peut être un opération très contraignante, surtout pour les administrations et organismes qui ont des salles d'archives pleines à cracker !

Détruire ses archives électroniques

Comme les archives papier, les archives numériques ont une durée de vie ou plus exactement un temps de conservation obligatoire, qui peut varier de 1 an à 10 ans voir 30 ans, en fonction de la nature des informations qu’ils contiennent. Au-delà de cette période, ils doivent être détruits de manière sécurisée afin d’éviter une éventuelle fuite d’informations.

La procédure de déstockage de vos archives numériques est, en effet, très importante et doit impérativement être faite par des professionnels dont s’est le métier et qui connaissent, sur le bout des doigts, la réglementation applicable pour une telle opération. Préférez ceux qui se déplacent chez vous et qui sont équipés du matériel adéquat pour une destruction d’archives totale et sécurisée. Par exemple en France, il existe des société spécialisées dans la destruction d'archives comme l'entreprise MDD Débarras qui opère à Paris et dans toute l'Ile de France : https://debarras-appartement75.fr/destruction-archives-paris.html

Et surtout n’oubliez pas de demander votre certificat de destruction d’archives numériques. Il est obligatoire pour prouver le déstockage de vos documents confidentiels et pour tenter de dégager votre responsabilité en cas de problème de divulgation de données confidentielles.